Politique de confidentialité

La protection des renseignements personnels est un principe très important pour moi. Je m’engage à collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels de manière responsable et uniquement dans la mesure nécessaire au contexte des services que je vous offre. Je m’efforce de demeurer ouverte et transparente concernant la façon dont je gère les renseignements personnels. Ce document, qui a été rédigé dans l’objectif de me conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé du Canada, décrit mes politiques de confidentialité à l’égard de la protection de vos renseignements personnels. 

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

Les renseignements personnels représentent les informations au sujet d’un individu, identifiable de manière directe ou indirecte. Ils incluent l’information qui est liée: à ses caractéristiques personnelles (p. ex., genre, âge, revenus, adresse du domicile ou numéro de téléphone, origine ethnique, statut familial); à sa santé (p. ex., antécédents médicaux, conditions de santé, services de santé reçus par l’individu); ou, à ses activités ou opinions (p. ex., valeurs, croyances, aspirations politiques, opinion exprimée par un individu, relations actuelles ou passées). L’information personnelle est différente de l’information associée à une entreprise (p. ex., adresse et numéro de téléphone de l’entreprise d’un individu), laquelle n’est d’ailleurs pas protégée par la législation relative à la protection des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels relatifs à la santé

Dans le but de servir mes client.e.s, je collecte des renseignements relatifs à la santé incluant leur historique personnel et familial, leur condition physique et leur fonctionnement, de même que leur situation sociale, personnelle et professionnelle. La collecte de renseignements personnels est effectuée 1) dans le but de me permettre de prendre des décisions cliniques éclairées relativement à l’évaluation et/ou au traitement; et 2) pourrait inclure le monitorage des symptômes et/ou des niveaux de détresse pour examiner les changements concernant le fonctionnement psychosocial en cours de traitement.  

Je collecte vos renseignements personnels relatifs à la santé directement de vous, excepté: a) lorsque vous m’avez donné votre consentement pour l’obtention de cette information d’une autre personne (p. ex., rapports d’évaluations précédentes ou d’autres services); et b) où la loi requière ou me permet de collecter cette information sans votre consentement (p. ex., dans une situation urgente, quand l’information est nécessaire pour prévenir des dommages ou préjudices potentiels).

Je collecte uniquement l’information de vous que vous croyez raisonnablement nécessaire afin de vous offrir des services. Si vous décidez que vous ne voulez pas me fournir de l’information additionnelle qui n’est pas nécessaire pour vos services, vous pouvez refuser et il n’y aura aucun impact sur les services que vous recevez.

De surcroit, je collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels pour certains buts secondaires dans les exemples suivants :

• Pour émettre des reçus pour les services reçus ou pour la facturation relativement aux services qui n’ont pas été payés dans les délais prescrits ou pour collecter des factures impayées.

• Étant régie par le Collège des psychologues de l’Ontario (CPO) et l’Ordre des Psychologues du Québec (OPQ) en tant que psychologue autonome, ces ordres professionnels peuvent effectuer la vérification de certains dossiers dans le cadre de mes activités d’application de la règlementation afin d’œuvrer pour l’intérêt publique. Ces ordres professionnels ont leurs propres obligations strictes en matière de protection de la vie privée.
• Les coûts des services (ou une partie des services) fournis sont parfois payés par un tiers parti (p. ex., assurances pour les victimes d’accidents de véhicules automobiles, avocats, compagnies privées de réhabilitation, compagnies d’assurance invalidité). Les tiers partis payeurs ont souvent votre consentement ou l’autorité législative de m’obliger à leur divulguer certaines informations dans le but de démontrer le droit du/de la client.e aux fonds d’indemnisation.

Navigation sur le site web

En naviguant sur le site web, votre adresse IP ainsi que certaines informations connexes (comme le navigateur Internet ou encore le système d’exploitation utilisé, le temps passé sur le site web, les habitudes d’utilisation) sont récoltées automatiquement sur ma plateforme d’hébergement. Ces renseignements personnels sont recueillis au moyen de témoins, de pixels, de journaux de serveur et d’autres technologies semblables, et sont utilisés afin de me permettre d’évaluer et améliorer votre expérience de navigation, ainsi que produire du contenu pertinent. Lorsque vous complétez le formulaire de contact disponible sur la page d’accueil, je collecterai votre nom complet et adresse courriel afin de me permettre de communiquer avec vous et répondre à votre demande. En tout temps, vous pouvez utiliser l’option de navigation privée pour ne pas recevoir de témoins. Vous pouvez également réinitialiser l’historique de navigation qui aura pour effet de supprimer les témoins associés à ce site.

Protection de l’information personnelle

Je valorise la protection des renseignements personnels et considère que mon rôle envers cette obligation est essentiel afin de préserver votre confiance. Les mesures de protection suivantes sont d’ailleurs mises en place afin de protéger les renseignements personnels sur la santé :

• L’information sur papier est soit sous supervision, sécurisée dans un espace barré et restreinte d’accès ou détruite de façon sécuritaire après utilisation.
• L’équipement électronique est soit sous supervision ou sécurisé dans un espace barré et restreint d’accès en tout temps. En outre, des mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.  
• L’information sur papier est transmise via des enveloppes scellées et adressées ou dans des boîtes provenant de compagnies réputées.
• L’information électronique est transmise soit par une ligne directe ou est encryptée.
• J’utilise un système de dossier électronique sécurisé et chiffré (encrypté) optimisé par OWL Practice Inc. afin de gérer et conserver vos informations personnelles (par ex., noms, date de naissance, adresse et courriel) et de santé (p.ex., notes de séance, rapports et autres documents associés à vos soins), ainsi que pour optimiser la coordination de mes services (p.ex., facturation, paiement, télépsychologie, messagerie). La plateforme OWL Practice Inc. est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (Personal Health Information Protection Act, PHIPA). Toutes les informations personnelles contenues dans votre dossier électronique sont cryptées au niveau bancaire (SSL) et de multiples couches de sécurité sont utilisées pour assurer la protection de vos informations personnelles. Pour consulter la politique de confidentialité d’OWL Practice, rendez-vous sur le site : https://owlpractice.ca/privacy-policy/
• Suite à l’ouverture de votre dossier électronique, vous aurez accès à votre portail client par l’entremise de la plateforme OWL Practice Inc. Le portail client vous permettra de consulter, de façon complètement sécurisée, vos factures et reçus, participer à la téléthérapie, et communiquer avec moi par l’échange de messagerie. Veuillez s’il-vous-plaît limiter l’utilisation du courrier électronique, par l’entremise de la plateforme OWL ou non, pour l’échange d’information logistique (p.ex., la planification des rendez-vous et/ou l’envoi de factures ou reçus de paiement) et omettre la transmission d’information personnelle et clinique, puisque le courrier électronique ne représente pas un moyen sûr et sécuritaire pour la correspondance.

Limites à la protection des renseignements personnels

Les limites à la protection des renseignements personnels incluent, tel que stipulé dans les limites à la confidentialité auxquelles vous avez consenti dans le formulaire de consentement à l’amorce de notre collaboration:

1. Dévoilement légalement mandaté à la Société d’aide à l’enfance (Ontario) ou à la Direction de la protection de la jeunesse (Québec); Signalement obligatoire d’un.e professionnel.le de la santé ayant abusé sexuellement ses patient.e.s ou client.e.s à son Ordre de réglementation; et Signalement légalement mandaté au Directeur du Ministère de la santé et des soins de longue durée ou Registraire de l’Office de réglementation des maisons de retraite. 
2. Les mandats de dévoilement de l’information exigés par le Collège des psychologues de l’Ontario, l’Ordre des Psychologues du Québec ou de la cour, les mandats de perquisition pour un dossier criminel ou un cas légal, et les assignations à témoigner.

En consentant au dévoilement de votre information personnelle sur la santé, vous pouvez me restreindre de partager en totalité ou en partie vos renseignements personnels. Toutefois, si, à notre avis, l’information est raisonnablement nécessaire pour un autre fournisseur de service de santé afin qu’il puisse vous offrir les services appropriés, je suis tenue par la loi d’informer cet autre fournisseur que vous avez refusé de consentir à divulguer certains renseignements essentiels.

Bien que la loi permette l’accès aux renseignements personnellement identifiables sur la santé pour des fins de recherche sous conditions strictes, ma politique ne permet pas à des chercheurs externes d’avoir accès à l’information pouvant être identifiée comme vous appartenant, à moins que vous ne consentiez à ce type d’accès.

Divulgation de renseignements personnels

Les paiements par carte de crédit sont assurés par la plateforme sécurisée Stripe, intégrée à même le portail sécurisé de votre dossier électronique optimisé par OWL Practice Inc. Lorsque vous sélectionnez ce mode de paiement, vos renseignements financiers sont partagés avec Stripe afin et de traiter et administrer votre paiement. Une fois les renseignements financiers à votre dossier, ceux-ci y sont conservés (en ne rendant pas accessible le numéro de carte de crédit) pour me permettre de traiter et administrer vos paiements futurs ou remboursements. Stripe opère sous la régulation connue sous le nom PCI Compliance (Payment Card Industry Compliance) afin de protéger de façon sécurisée vos informations de crédit. Pour davantage d’informations à cet effet, veuillez consulter le lien suivant : https://faq.owlpractice.ca/integrated-payments/pci-compliance

Votre droit d’accès à votre dossier de renseignements personnels liés à la santé

Sauf quelques rares exceptions, vous avez le droit d’accéder à n’importe lequel de vos dossiers en matière d’information personnelle liée à la santé, et de demander des copies de cette information (nb : des frais d’administration peuvent s’appliquer). Si vous croyez que l’information dans votre dossier n’est pas exacte, vous pouvez effectuer une demande par écrit afin que votre dossier soit corrigé. Si je ne suis pas en accord avec les corrections demandées, vous pouvez compléter un avis de désaccord qui sera colligé à votre dossier.

Rétention et destruction des renseignements personnels

Je dois conserver les renseignements personnels durant un certain temps afin de m’assurer de pouvoir répondre à toute question que vous pourriez avoir concernant les services que je vous ai fournis ainsi que pour ma propre imputabilité vis-à-vis des organismes de règlementation externes. Dans le but de protéger votre confidentialité, je ne conserve pas de renseignements personnels plus longtemps que ce qui est indiqué par le Collège des psychologues de l’Ontario et l’Ordre des psychologues du Québec. Ainsi, les dossiers de mes client.e.s sont conservés pendant dix (10) ans suivant la fin des services. Pour un bénéficiaire de mes services psychologiques âgé de moins de 18 ans, je conserve leurs dossiers pendant une période de dix (10) ans suivant leur 18^ième anniversaire. Les dossiers papier contenant des renseignements personnels sont détruits en les déchiquetant tandis que les informations électroniques sont supprimées et, lorsque je dispose de l’équipement informatique, je m’assure que le disque dur soit physiquement détruit.

Vous avez des préoccupations?

En tout temps, si vous désirez avoir plus d’informations détaillées, si vous aimeriez avoir accès ou demander une correction à votre dossier, si avez une question ou une préoccupation concernant mes politiques et procédures de protection des renseignements personnels, ou si voulez exprimer une plainte relativement à la manière dont votre confidentialité a été gérée, s’il-vous-plaît n’hésitez pas à m’en parler ou à m’écrire.

Si je ne suis pas en mesure de vous rassurer ou répondre à vos préoccupations, vous avez le droit de contacter mon organisme de règlementation ainsi que les autorités compétentes en matière de protection des renseignements personnels: 

Pour toute question d’ordre général sur la protection de la vie privée, vous pouvez contacter :